Mandersloot

Nieuw TMS maakt eind aan veel handwerk

Mandersloot groeit al jaren gestaag. De actieradius van het internationale wagenpark reikt van Ierland tot de Oekraïne. Omdat de bestaande ICT achterbleef bij deze ontwikkeling is de overstap gemaakt naar één transportmanagementsysteem (TMS) voor het hele bedrijf. Het voordeel: een centrale planning waarbij het omkoppelen van opleggers eenvoudig is vast te leggen.

Familiebedrijf

In 1965 begon Mandersloot Expeditiebedrijf vanachter de keukentafel en in 1999 reed het bedrijf met 35 eigen wagens. Tien jaar later waren dat er ruim 75. Het familiebedrijf is actief in internationaal geconditioneerd vervoer van bloemen, planten, groenten, fruit en vers vlees. Het koel-/vriesvervoer gaat vooral van en naar Polen, Tsjechië en Slowakije. De Oostblokpionier was eind jaren zestig één van eersten die daarop ging rijden en heeft er een eigen vestiging. "De komende jaren verwachten we nog meer groei in de internationale groupage op Polen", meldt Henk Hendriks, ICT-manager bij Mandersloot. "Een goed TMS-pakket is voor ons daarom essentieel."

Meer overzicht

"In onze oude ICT ontbrak een echt TMS-pakket", vervolgt Henk Hendriks. "We hadden een maatwerkoplossing voor de boekhouding, waarin we ook de verladingen vastlegden. Maar de dossieradministratie hielden we handmatig bij. Door onze snelle groei kostte ons dat teveel tijd. Bovendien was het zeer foutgevoelig omdat we regelmatig zaken moesten overschrijven. En als klanten om informatie vroegen of als we zelf onze activiteiten wilden nakijken, was het erg tijdrovend om de benodigde gegevens bij elkaar te krijgen. Een ander knelpunt was de intensieve communicatie over planningen tussen onze vestigingen in Scherpenzeel en Polen. We hadden dus dringend behoefte aan meer overzicht".

Integratie met Accountview

Ter ondersteuning van het ICT-traject nam Mandersloot TLN Consultancy in de arm. Na het in kaart brengen van de knelpunten, de organisatorische doelstellingen, de eisen aan een nieuw TMS-systeem en de projectaanpak startte het selectietraject. Hiervoor had TLN Consultancy een shortlist opgesteld met drie leveranciers, waaronder TransportMaster. "Verschillende aspecten gaven de doorslag. Zo is het feit dat TransportMaster een perfecte en flexibele integratie met de financiële administratie van Accountview biedt medebepalend geweest voor onze keuze", zegt Henk Hendriks.

Omkoppelen in de praktijk

"Een ander belangrijk aspect was de mogelijkheid om het omkoppelen in TransportMaster precies zò op te zetten als wij het in de praktijk uitvoeren. Omkoppelen is cruciaal in de concurrentiestrijd met Poolse vervoerders. Onze wagens moeten zoveel mogelijk blijven rijden. Daarom wisselen de Nederlandse en Poolse chauffeurs halverwege hun route vaak van oplegger en keren daarna terug naar hun thuisland voor de distributie van de zendingen. Vroeger moesten we bij omkoppelen soms wel vier of vijf zendingen per combinatie noteren en invoeren. Nu kan de planner dit met een simpele handeling in de ritadministratie verwerken."

Het TMS regelt niet alleen de planning van ritten. Zo is het onderhoud van de trekkers en trailers erin ondergebracht en houdt het TMS bij wanneer een truck voor APK naar de garage moet. De schermen zien er geel en groen uit, want de kleur geeft aan in welk land de truck lost. Geel is Polen, groen is Nederland.

Centrale planning

Dankzij de overstap op één compleet systeem verdween al het schrijf- en overschrijfwerk. "Gegevens worden nu één keer ingevoerd in TransportMaster en zijn daarna snel terug te vinden", vertelt Hendriks. "Daarnaast kunnen we met één centrale planning voor beide vestigingen werken. De server staat in Scherpenzeel en de Poolse vestiging gebruikt die via een VPN-verbinding. De planners in Scherpenzeel gebruiken een filter, zodat ze op hun planscherm alleen de eigen zendingen zien. Ze kunnen dat filter makkelijk wijzigen, zodat ze ook bij andere planners kunnen meekijken en zendingen snel kunnen uitwisselen. De Poolse vestiging krijgt de planningen vervolgens via TransportMaster binnen en stuurt de Poolse chauffeurs aan. Daarbij is het handig dat TransportMaster in het Nederlands, Engels en Duits beschikbaar is."

Geïntegreerde boordcomputer

"Een ander voordeel is de integratie met de Transics-boordcomputers op onze wagens", vervolgt Hendriks. "De ritinformatie voor de chauffeurs wordt direct vanuit de ritadministratie verstuurd. De boordcomputer schakelt bovendien automatisch over op de taal van de chauffeur, zodra hij zijn pasje erin steekt: Nederlands of Pools! In Polen is het trouwens niet toegestaan om overuren te maken. "De gewerkte uren kunnen nu via de boordcomputer snel worden gecontroleerd. Dat was een flinke efficiencyslag."

Volgende fase

Mandersloot heeft drie maanden schaduwgedraaid met het nieuwe systeem. Daarna ging de planning volledig over op TransportMaster. "We hebben er de eerste tijd heel wat werk mee gehad, maar toch konden we het oude planbord al na drie weken van de muur halen. Maar sinds die tijd hebben we niet stilgezeten. We doen nu ook de emballage-administratie en het onderhoud van het wagenpark in TransportMaster. Daarnaast scannen we zowel in Nederland als in Polen alle transportdocumenten in, zodat we die eenvoudig vanuit het systeem kunnen oproepen. Daardoor kunnen we nog sneller factureren."