Meer overzicht, veel tijdwinst en meer plezier in werken  

Transport Service Terschelling BV is een transportonderneming die dagelijks allehande soorten goederen vervoert van en naar de Waddeneilanden, Vlieland en Terschelling. In Harlingen worden de auto's op de boot gezet, en op de eilanden halen de medewerkers die daar werkzaam zijn, de auto's er weer af, om ze vervolgens bij de afnemers te lossen.

Oude situatie

In de oude situatie kwamen de goederen binnen op het DC Leeuwarden met bestemming Terschelling of Vlieland. De goederen werden in vrachtauto’s geladen en op de boot gezet naar het eiland.  Een handgeschreven fax werd vervolgens richting het  eiland gestuurd om het kantoor te informeren over de verschillende goederen die aan zouden komen per eerstvolgende boot. Pas op het moment van arriveren van de auto op de loods te Terschelling was bekend wat de eindbestemming moest zijn, wat voor goederen het waren, etc. Pas dan kon de routeplanning worden gemaakt.  De auto's werden op het eiland eerst volledig gelost, in de tussentijd werden de routes samengesteld aan de hand van de stapel vrachtbrieven die per envelop met de vrachtauto's waren meegereisd. Daarna werden de goederen uitgeleverd op het eiland. Nadat alles was afgeleverd en de afgetekende vrachtbrief weer terug kwam op kantoor kon de factuur worden aangemaakt in het financiële pakket en worden verstuurd. De afgetekende vrachtbrieven moesten nog steeds apart fysiek in een map bewaard worden.

Problemen

• Er was (te) laat inzicht in de goederenstroom die richting de eilanden kwam. Weliswaar werd een lijst gefaxt na belading van de auto’s, maar het invullen/bijhouden van deze lijst kostte erg veel tijd, zeker als het ging om wijzigingen.
• Op het eiland werd de auto eerst gelost en werden de goederen weggezet. Pas daarna konden ze in de juiste auto worden geladen. Het gevolg was veel dubbel werk.
• Een of twee medewerkers waren de gehele zondag bezig met het facturen van de voorgaande week.
• Er was geen goede tariferings mogelijkheid aanwezig. De tarieven waren daarom star en wijzigingen aan het eind van het jaar kostten erg veel tijd.
• Toepassing van toeslagen, zoals dieseltoeslagen, was lastig, zeker bij wekelijkse veranderingen van deze toeslag.
• Het terugzoeken van vrachtbrieven was erg tijdrovend.

Gekozen oplossing

Na een grondige analyse van het proces en de problematiek door een Business Consultant heeft Transport Service Terschelling gekozen voor het Transport Management Systeem, TransportMasters, in combinatie met de document scanoplossing van Kofax. Voor de financiele administratie wordt van AccountView gebruik gemaakt.

TMS

In Leeuwarden worden de goederen direct na aankomst ingevoerd als order in TransportMaster. Hiervoor wordt de informatie van de vrachtbrief gebruikt. Doordat van een Terminal Server oplossing gebruik wordt gemaakt is op het moment dat de order wordt opgeslagen de informatie ook direct op het eiland beschikbaar. Er worden extra kenmerken aan toegevoegd, zoals met welke boot het aankomt. Tevens wordt er een barcode etiket afgedrukt met het ordernummer en op de vrachtbrief geplaatst.

Aan de hand van de lijst met orders kunnen de medewerkers op het eiland al met de planning beginnen. Hier komt geen papier meer aan te pas, de orders worden direct op volgorde van postcode gesorteerd in TransportMaster en de lijst kan als ritlijst (op volgorde) worden afgedrukt voor een bepaalde chauffeur of auto. Deze lijst is tevens de aftekenlijst, waarop de ontvanger tekent voor ontvangst van de goederen. Dit gebeurd niet meer op de originele vrachtbrief.

Na aflevering worden orders in TransportMaster automatisch getarifeerd (palletstaffels, kg staffel, dieseltoeslagen, extra losadressen-toeslagen, etc) en gefactureerd. Op dat moment is ook de financiele administratie volledig bijgewerkt. Hier is veel tijd mee gewonnen omdat de orders immers al zijn ingevoerd en niet nogmaals handmatig als verkoopfactuur moeten worden ingebracht.

Scanning

Aan het eind van de week worden alle vrachtbrieven en aftekenlijsten gescand en (aan de hand van de barcode etiket) automatisch aan de betreffende orders gekoppeld. Op deze manier kan, indien gewenst, altijd snel een kopie van de CMR aan de opdrachtgever worden verstrekt.

Proces

Daar waar nodig is het proces bij TST aangepast. Orders worden aan het begin van het proces al ingevoerd, in plaats van aan het eind. Kost net zoveel tijd, echter je kunt veel meer met de informatie doen. Voor dit doel is in Leeuwarden een halve FTE ingezet, die de orderinvoer voor haar rekening neemt. Daarnaast het tariferen van orders naar voren geschoven, simpelweg omdat dat nu ook kan, omdat alle informatie al bekend is. En dat betekent dat de factuur er ook eerder uit kan.

Waar is grote winst geboekt

• Er is nu overzicht. Op elk moment is alle info bekend van alle orders, zowel in Leeuwarden, waar een werkstation staat, als op het eiland.
• Enorm veel tijdwinst in het gehele proces. Doordat info eerder binnen is, kan er eerder wat mee worden gedaan.
• Geen dubbele invoer, dus minder kans op fouten.
• Meer plezier in het werk, doordat ook op momenten van grote drukte de administratie net zo eenvoudig gedaan kan worden.

Bijkomend voordeel was ook dat de support niet na 17 uur stopte en implementatiepartner HTCS ook gewoon ’s avonds of in het weekend klaar stond om bij problemen meteen te helpen. Omdat het werk ook doorgaat buiten kantoortijden.

Toekomst

Het is de bedoeling om in de nabije toekomst de vrachtbrieven meteen in Leeuwarden al te scannen, direct na invoer van de order. Dit vermindert de werkdruk op Terschelling. Technisch is het mogelijk, het dient tevens als back-up voor eventuele uitval van de scanner op Terschelling. Men wilde echter eerst op kantoor zich de manier van werken goed eigen maken.

Tevens is het de wens om bij het afdrukken van de facturen meteen de juiste vrachtbrief er bij af te drukken. 

Transport Service Terschelling gebruikt alleen de modules die van belang zijn, wil ze later groeien, dan groeit het systeem gewoon mee. ZeT heeft gekozen voor AccountView in plaats van Grote Beer / Exact als financiële applicatie, met name ten aanzien van de gebruikersvriendelijkheid. Dit was echter geen noodzaak, aangezien TransportMaster prima te koppelen is met Exact. Maar het voordeel is wel gemaximaliseerd door het gebruik van AccountView als financiële applicatie.